Guide de survie à la saisonnalité : Stratégies de facturation 3PL pour les pics de vacances

Stratégies de facturation saisonnière 3PL : Cartographier les pics de volume historiques et les véritables facteurs de coût

Avant de modifier votre tarification ou d'ajouter un supplément, assurez-vous que vous facturez le travail que vous effectuez réellement pendant les périodes de pointe. Des stratégies efficaces de facturation saisonnière 3PL peuvent garantir que votre facturation reflète l'étendue réelle des services fournis. 

Commencez par une base de référence claire. Rassemblez les données opérationnelles des 12 à 24 derniers mois, par semaine (ou par jour) : 

• Réceptions : Lignes ASN, palettes, caisses 

• Pics : lignes de commande, caisses, palettes 

• Valeur ajoutée : kitting, réétiquetage, emballage cadeau, reconditionnement 

• Stockage : entrées/sorties de palettes, jours moyens de stockage, pieds cubes 

• Exceptions/retours : Compte RMA, inspection, réapprovisionnement 

• Accessoires : urgences, heures supplémentaires, week-end, traitement spécial 

Trouvez les pics et les facteurs cachés. Recherchez les endroits où les coûts de main-d'œuvre et d'espace augmentent de façon disproportionnée par rapport aux recettes : 

• Modifications du profil de la commande (nombre de pièces par rapport au nombre de cas) qui augmentent le nombre de contacts. 

• La prolifération des UGS qui ajoute du travail de déplacement et de rainurage 

• Des vagues de stockage à court terme qui encombrent les zones de transit 

• Regroupement des retours 1 à 2 semaines après les vacances 

• Emballage ou étapes de mise en conformité qui n'apparaissent que dans les pics 

Calculer les coûts unitaires réels. Attribuez les heures supplémentaires, la main-d'œuvre temporaire, la démarque inconnue, les matériaux et la location d'équipement aux activités qui les génèrent. Si les heures supplémentaires augmentent de 18 % en décembre et que 70 % de ce temps est consacré à la préparation des commandes, augmentez le taux de préparation des commandes en période de pointe - n'enfouissez pas le coût dans une vague "taxe de vacances". 

Diagnostic rapide (30 minutes) : 

1. Graphique des lignes de commande hebdomadaires par rapport aux lignes de prélèvement facturées. 

2. Si l'écart se creuse, c'est qu'il manque des activités facturables (par exemple, des vérifications de lots, des scans supplémentaires, des notes sur les cadeaux). 

3. Créez une courte liste de codes de facturation à ajouter ou à affiner avant Q4. 

Si le rapprochement des événements et des frais est aujourd'hui manuel, les équipes comblent souvent cette lacune grâce à la facturation 3PL automatisée qui lie l'activité WMS directement aux lignes facturables.

Tarification 3PL en période de vacances et tarification à l'activité pour les 3PL : Flexibilité du modèle 

Il n'y a pas de taille unique pour le Q4. Mélangez les modèles en fonction de l'évolution de vos coûts. 

1) Tarification basée sur l'activité (ABP) avec multiplicateurs de crête
Basez vos tarifs sur des contacts réels - réceptions, prélèvements, emballages, étapes SVA - et appliquez un multiplicateur lorsque les volumes dépassent un certain seuil.
Exemple : Prélèvement en période creuse = 0,70 $ par ligne. Lorsque les prélèvements hebdomadaires dépassent 150 % de la base de référence, appliquer +20 %. Semaine à 100 000 prélèvements → 0,84 $ par prélèvement → 84 000 $ de recettes de prélèvement (contre 70 000 $ en période creuse). 

2) Tarification par paliers ou échelonnée
Encourager le volume tout en couvrant les coûts liés à l'augmentation de la demande : 

• 0-1,5× volume de référence : taux de liste 

• 1,5-2,5× : liste + 10 %. 

• 2,5× : liste + 20 % plus fenêtres d'exclusion prioritaire 

3) Minimums en période de pointe
Stabiliser les liquidités en cas d'instabilité des commandes. Si les clients veulent une capacité garantie, les minimums protègent votre plan de travail. 

4) Primes d'espace
Lorsque le cube devient une contrainte, facturez les pieds cubes occupés ou les primes de positionnement des palettes dans les zones chaudes. Envisagez des tarifs dynamiques pour les faces avant de prélèvement réservées aux UGS à grande vitesse. 

5) Pass-throughs avec transparence
Le personnel temporaire, les emballages spéciaux et les coupures de transporteurs le week-end peuvent être des éléments pass-through avec des frais de gestion (par exemple, 8-12%) - documentez les déclencheurs dans la MSA et la preuve dans votre sauvegarde de facturation. 

6) Frais liés à la durée et à l'urgence
Définissez le terme "urgence" (par exemple, une commande soumise après 14 heures pour un retrait le jour même) et fixez un montant fixe par ligne de commande ou par envoi.
Exemple : 25 $ par commande urgente × 850 commandes urgentes pendant la Cyber Week = 21 250 $. $21,250 de recettes supplémentaires. 

7) Retours (RMA)
Réception de l'offre groupée, triage, inspection, remise en sac/boîte et réapprovisionnement. Cela permet d'accélérer les approbations et d'éviter les litiges au coup par coup en janvier. 

Pour modéliser rapidement des scénarios (niveaux, multiplicateurs et minimums), de nombreux opérateurs centralisent leur logique de tarification 3PL pour les périodes de pointe des fêtes en un seul endroit, de sorte que les opérations, les finances et le service commercial restent alignés.

Facturation automatisée 3PL : Capturer les événements et rationaliser les approbations pour que l'argent continue à circuler

Les pics ne mettent pas seulement le plancher à rude épreuve, ils mettent aussi les finances à rude épreuve. Le moyen le plus rapide d'arrêter les fuites est d'automatiser la saisie des événements facturables et de rationaliser les approbations. 

Capture au niveau de l'événement

• Intégrer les événements WMS/TMS/parcel et scanner (réception, mise en stock, prélèvement, emballage, expédition, retour) afin que rien ne soit manuel. 

• Exceptions à l'étiquetage automatique : contrôles de lots, comptages de cycles, prélèvements non transférables, vérifications de matières dangereuses, emballages spéciaux. 

Notation basée sur des règles 

• Convertir les règles de gestion en logique de système : "Si la commande est soumise après la date limite, ajouter des frais d'urgence" ; "Si le poids > X ou le côté > Y, ajouter une manutention surdimensionnée". 

• Version des cartes tarifaires par client et par période de pointe (par exemple, du 1er novembre au 31 décembre). 

Preuve de travail (Proof-of-work), jointe 

• Pour chaque ligne d'imputation, joindre les comptes, les horodatages, les utilisateurs et les références (commande, expédition, ASN). 

• Offrez aux clients une vue en libre-service pour que le PA puisse effectuer des rapprochements en quelques minutes, et non en quelques jours. 

Un flux de travail sans goulot d'étranglement 

• Acheminer automatiquement les exceptions vers l'approbateur approprié (Ops pour la qualité de service ; Finance pour la tarification). 

• Utilisez des accords de niveau de service : approuvez automatiquement les éléments sans réponse dans les trois jours ouvrables ; ne conservez que les éléments contestés. 

Facturation plus rapide, trésorerie plus rapide 

• Générer des factures hebdomadaires pendant les périodes de pointe avec une sauvegarde complète et des notes de remise standardisées. 

• Utiliser la livraison électronique (par exemple, EDI 810) et suivre le DSO dans un tableau de bord en temps réel. 

Contrôles pour rester prêt à l'audit 

• Journaux d'événements et traces d'utilisateurs immuables 

• Contrôle de la version de la carte tarifaire par client/période 

• Contrôles de rapprochement entre les mouvements WMS et les lignes facturées 

• Plan d'échantillonnage pour les audits ponctuels (par exemple, 1 % des commandes par semaine) 

L'aide de Rebus

Les équipes consolident le signal, l'évaluation et la sauvegarde dans la base de données de Rebus. Rebus 3PL billing afin de réduire les litiges et d'accélérer les approbations sans modifier le fonctionnement de l'atelier.

Stratégies de facturation saisonnière 3PL en pratique : Prévision, rapport et amélioration après la période de pointe 

Votre stratégie s'affine chaque année, à condition de boucler la boucle. 

Prévisions glissantes (août-janvier) 

• Établir des prévisions hebdomadaires par client pour les entrées, les prélèvements, les retours et les jours de stockage. 

• Liez chaque ligne aux recettes attendues en utilisant votre carte de tarifs de pointe et les règles de surtaxe. 

• Test de scénario : meilleur cas, prévisions, contraintes (main-d'œuvre/espace). 

Tableaux d'affichage en direct pendant les heures de pointe 

• Opérations : lignes prélevées/heure, pourcentage d'heures supplémentaires, taux de remplissage, livraison à temps 

• Facturation : événements non facturés, durée du cycle d'approbation, taux de contestation, DSO 

• Finances : recettes hebdomadaires par rapport au plan, marge par client, "recettes à risque" (en attente d'approbation × âge) 

Bilan de l'après-pointe (janvier) 

1. Comparer les unités et les recettes prévues et réelles par client. 

2. Identifiez les règles qui ont fait le plus gros du travail (par exemple, les frais d'urgence sur 12 % des commandes ont permis d'obtenir 80 % du travail supplémentaire). 

3. Retirer ou réécrire les règles à l'origine des litiges. 

4. Mettre à jour le cahier des charges et le calendrier des pointes pour l'année prochaine avant les renouvellements du deuxième trimestre. 

Des rapports prêts à l'emploi 

• Préparez un résumé d'une page : ce que vous avez expédié, ce que vous avez facturé et comment vous avez protégé leurs accords de niveau de service. 

• Présentez une diapositive " ce que nous avons appris " et les changements de politique que vous apporterez ensemble la saison prochaine (coupures plus tôt, stocks prépositionnés, créneaux horaires différents). 

Si vous voulez des tableaux de bord qui relient les opérations à la facturation en temps réel, la facturation 3PL automatisée permet de visualiser les prévisions, les règles tarifaires et les données de sauvegarde prêtes à être facturées.

Lire : Comment les détaillants ont préparé leurs chaînes d'approvisionnement pour les fêtes de fin d'année de 2024

Prochaines étapes pour la facturation saisonnière des 3PL 

• Contrôlez votre dernier pic d'activité. Dressez la liste des cinq activités les plus importantes qui ont connu un pic mais qui n'ont pas été entièrement facturées. 

• Publiez votre carte de tarifs de pointe. Choisissez deux ou trois modèles simples que les clients peuvent comprendre d'un coup d'œil. 

• Automatiser la saisie et les approbations. S'il n'est pas piloté par les événements, il n'évoluera pas au quatrième trimestre. 

• Établissez une cadence de facturation hebdomadaire. Resserrez le DSO lorsque vous avez le plus besoin de liquidités. 

• Si vous unifiez les données d'exploitation, les règles de tarification et la sauvegarde des factures, Rebus 3PL billing est conçu pour ce flux de travail.